Automação de Atividades para Especificadores e Escritórios
Diferentemente da automação para vendedores baseada no funil de vendas, você também pode automatizar atividades quando especificadores e escritórios mudam de etapa/status no sistema.
Essa automação garante que nenhum acompanhamento seja esquecido e padroniza o relacionamento com seus parceiros.
Neste artigo, você verá:
- O que é automação de etapas
- Como criar uma automação
- Etapas de especificadores
- Etapas de escritórios
- Onde as atividades aparecem
- Exemplo prático
O que é automação de etapas?
A automação de etapas cria automaticamente uma atividade quando um especificador ou escritório muda de status/etapa no menu de Arquitetos.
No menu de Arquitetos, cada especificador ou escritório está em uma etapa específica (em prospecção, prospectado, ativo, inativo ou cancelado). Quando um deles muda de etapa, por exemplo, quando passa de "em prospecção" para "ativo" (porque um orçamento foi criado), a automação dispara e cria uma atividade automaticamente.
Em vez de criar manualmente lembretes e follow-ups, o sistema faz isso por você.
Isso garante:
- Padronização no acompanhamento;
- Redução de tarefas manuais;
- Maior consistência no relacionamento.
- Nenhum acompanhamento esquecido.
Como criar uma automação
- Acesse Agenda → Automação de Atividades.
- Clique em "Criar novo".
- Defina os seguintes campos:
- Nome do grupo: Identificação da automação (ex: "Acompanhamento Especificadores").
- Nome da atividade: A tarefa que será criada (ex: "ACOMPANHAR ENTREGA").
- Prazo para execução: Tempo para vencimento a partir de quando a automação é acionada.
- Tipo de atividade (Obrigatório): Escolha um tipo ou crie um novo em Agenda → Agenda → Nova Atividade → Em "Tipo", clique em "+ Cadastrar Novo".
- Adicionar um colaborador: Você pode adicionar um colaborador para acompanhar ou fazer parte da etapa junto ao especificador/escritório.
- Automação que deseja: Selecione a etapa que acionará a automação (especificador ou escritório).
- Clique em "Salvar".
Etapas de especificadores
Você pode criar automações que disparam quando um especificador muda para qualquer uma destas etapas:
Etapa | Quando ocorre |
|---|---|
Especificadores em Prospecção | Arquiteto recém-adicionado ao sistema. |
Especificadores Prospectados | Contato inicial com o arquiteto foi realizado. |
Especificadores Ativos | Arquiteto possui um orçamento ou tem negócios em andamento. |
Especificadores Inativos | Arquiteto não gera indicações há tempo. |
Especificadores Cancelados | Arquiteto foi encerrado ou descadastrado. |
Etapas de escritórios
De forma similar, você pode criar automações para escritórios que disparam quando eles mudam de etapa:
Etapa | Quando ocorre |
|---|---|
Escritórios em Prospecção | Empresa recém-adicionada ao sistema. |
Escritórios Prospectados | Contato inicial com a empresa foi realizado. |
Escritórios Ativos | Empresa possui uma venda ou tem negócios em andamento. |
Escritórios Inativos | Empresa não gera vendas há tempo. |
Escritórios Cancelados | Empresa foi encerrada ou descadastrada. |
A automação funciona exatamente como para especificadores: quando o escritório muda de etapa, a atividade é criada automaticamente.
Onde as atividades aparecem
Há uma diferença importante no local em que as atividades criadas aparecem:
Especificadores
As atividades aparecem em Agenda → Agenda ou diretamente no especificador em Contatos → Especificadores. Acesse o especificador e clique no nome dele. Lá aparecerão as atividades relacionadas:
Escritórios
As atividades aparecem em Agenda → Agenda.
Esta diferença ajuda a organizar o acompanhamento entre os dois tipos de parceiros.
💡 Dica: Se você trabalha com ambos, use nomenclatura clara (ex: "ARQ: ACOMPANHAR ENTREGA" para especificadores (arquitetos), "ESC: ACOMPANHAR ENTREGA" para escritórios) para facilitar a identificação rápida.
Exemplo prático
Vamos ao cenário real:
- Situação inicial: No menu de Arquitetos, o especificador "Debbie Gallagher" está na etapa "Especificadores em Prospecção".
- Ação: Um orçamento (2649633) é criado com esse especificador.
- Mudança de STATUS: Como agora há um orçamento ativo, o sistema move automaticamente o especificador para a etapa "Especificadores Ativos".
- Automação disparada: A mudança de etapa dispara a automação ID 464 (que foi configurada anteriormente para "quando especificador muda para ativo").
- Atividade criada: A atividade "ACOMPANHAR ENTREGA" é criada automaticamente.
- Onde aparece: A atividade aparece na agenda ou no detalhamento do especificador.
Editando automações
Para editar ou desativar uma automação:
- Acesse Agenda → Automação de Atividades.
- Clique na automação desejada.
- Você pode:
- Editar: Alterar qualquer campo.
- Desativar: Pausar a automação sem deletá-la.
- Excluir grupo: Remover permanentemente.
Benefícios da automação por etapas
- Sem atrasos: Atividades são criadas no momento exato da mudança de status.
- Consistência: Todos os especificadores/escritórios recebem o mesmo padrão de acompanhamento.
- Rastreabilidade: Histórico claro de quando cada atividade foi criada e por qual motivo.
- Escalabilidade: Seu time cresce sem comprometer a qualidade do acompanhamento.
- Menos erros: Menos tarefas manuais = maior confiabilidade.
Atualizado em: 07/10/2026
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